UBND TỈNH KIÊN GIANG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
SỞ GIÁO DỤC – ĐÀO TẠO Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 112 /SGD&ĐT-GDTrH-TX Rạch Giá, ngày 29 tháng 7 năm 2009
V/v: Hướng dẫn thực hiện, sử dụng các loại
hồ sơ quản lý ở các trường THCS, THPT


Kính gửi: - Phòng Giáo dục& Đào tạo các huyện, thị, thành phố.
- Các trường Trung học phổ thông trong tỉnh.

Căn cứ theo Điều lệ trường THCS, trường THPT và trường phổ thông có nhiều cấp học ban hành kèm theo Quyết định số 07/2007/QĐ-BGDĐT ngày 02/4/2007 của Bộ và các văn bản hiện hành, Sở Giáo dục – Đào tạo Kiên Giang hướng dẫn thực hiện việc quản lý các loại hồ sơ sổ sách thống nhất trong các trường Trung học của tỉnh như sau:

I. HỆ THỐNG SỔ SÁCH THEO DÕI HOẠT ĐỘNG GIÁO DỤC TRONG TRƯỜNG TRUNG HỌC:
Theo Điều 27 của Điều lệ trường THCS, trường THPT và trường phổ thông có nhiều cấp học của Bộ Giáo dục& Đào tạo hệ thống hồ sơ sổ sách quản lý nhà nước về hành chánh chuyên môn nghiệp vụ gồm:
1. Hồ sơ quản lý hành chánh nhà trường:
1- Sổ nghị quyết của nhà trường và nghị quyết của hội đồng trường,
2- Hồ sơ thi đua của nhà trường,
3- Hồ sơ kiểm tra, đánh giá giáo viên và nhân viên,
4- Sổ quản lý và hồ sơ lưu trữ các văn bản, công văn,
5- Sổ quản lý tài sản,
6- Sổ quản lý tài chính,
7- Hồ sơ quản lý thiết bị dạy học và thực hành thí nghiệm,
8- Hồ sơ quản lý thư viện,
2. Hồ sơ giáo viên:
1- Bài soạn,
2- Sổ kế hoạch giảng dạy theo tuần,
3- Sổ dự giờ thăm lớp,
4- Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm lớp).
3. Hồ sơ quản lý học sinh:
1- Sổ đăng bộ,
2- Sổ gọi tên và ghi điểm,
3- Sổ ghi đầu bài,
4- Học bạ học sinh,
5- Sổ quản lý cấp phát văn bằng, chứng chỉ,
6- Sổ theo dõi phổ cập giáo dục,
7- Sổ theo dõi học sinh chuyển đi, chuyển đến,
8- Hồ sơ khen thưởng, kỷ luật học sinh,
9- Hồ sơ theo dõi sức khoẻ học sinh.

II. QUY ĐỊNH CỤ THỂ NỘI DUNG CÁC LOẠI HỒ SƠ:
Để việc quản lý các loại hồ sơ thống nhất trên phạm vi toàn tỉnh về hồ sơ quản lý hành chánh, hồ sơ giáo viên và hồ sơ học sinh theo quy định hiện hành và phù hợp với điều kiện địa phương, Sở GD&ĐT Kiên Giang hướng dẫn thực hiện các loại hồ sơ quản lý ở các trường Trung học cơ sở và Trung học phổ thông từ năm học 2009-2010 sau đây:

1. Hồ sơ quản lý hành chánh nhà trường:
Hiệu trưởng các trường tổ chức việc lập 8 loại hồ sơ quản lý hành chính theo đúng các qui định của từng loại công việc đặc thù và theo hướng dẫn về công tác chuyên môn của người phụ trách. Thí dụ: Việc ghi chép ở sổ nghị quyết của nhà trường và nghị quyết của hội đồng trường phải giao cho Thư ký hội đồng ghi đầy đủ các nội dung của từng cuộc họp, ngày tháng họp, ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp.
Các loại sổ sách về quản lý tài chính, tài sản, thiết bị dạy học, thư viện phải giao cho kế toán, người phụ trách thiết lập đúng theo từng mẫu quản lý đúng theo quy định hiện hành.

2. Hồ sơ giáo viên:
Các trường, các Phòng Giáo dục&Đào tạo( PGD&ĐT) có thể quy định thêm các loại sổ sách, hồ sơ khác để quản lý về hồ sơ giáo viên. Hiệu trưởng chịu trách nhiệm chỉ đạo tổ chức thực hiện, quản lý, sử dụng hồ sơ sổ sách của giáo viên ( 4 loại)theo quy định.
2.1. Bài soạn:
Đây là hồ sơ bắt buộc giáo viên phải chuẩn bị trước khi lên lớp giảng dạy; GV phải soạn giảng trước 1 tuần, bài soạn phải được Hiệu trưởng( hoặc người được ủy quyền) duyệt kiểm tra trước khi lên lớp 3 ngày. Thiết kế bài giảng phải phù hợp với chuẩn kiến thức của chương trình từng môn dạy học và trình độ học sinh. Bài soạn phải ghi rõ ngày soạn, ngày dạy( ghi rõ ngày, tháng, năm), tiết theo phân phối chương trình và lớp dạy